Centroamérica y Caribe, 2 de septiembre de 2026. Para
muchas empresas, el costo de un viaje corporativo parece comenzar con un boleto
aéreo y terminar con una factura de hotel. Sin embargo, una parte importante
del gasto se genera antes y después del desplazamiento: tiempo dedicado a
comparar opciones, solicitar autorizaciones, verificar políticas, corregir
reservaciones, recopilar comprobantes y preparar reportes.
En organizaciones con operaciones regionales, estos
procesos pueden volverse aún más complejos. Una reunión puede involucrar
empleados que viajan desde diferentes países, tarifas que cambian
constantemente, políticas distintas según el cargo y decisiones sobre qué
ubicación ofrece el mejor equilibrio entre costo, tiempo y productividad.
Durante SAP Sapphire 2026, SAP presentó nuevos asistentes
de inteligencia artificial (IA) para la gestión de viajes y gastos. El Travel
Assistant está diseñado para proporcionar estimaciones de costos antes del
viaje, simplificar las aprobaciones, sugerir ubicaciones convenientes para
reuniones y ofrecer opciones personalizadas, con orientación sobre las
políticas de la empresa. Después del desplazamiento, el Expense Management
Assistant puede automatizar la preparación de reportes, capturar información,
detectar errores y apoyar el cumplimiento normativo.
“El costo de un viaje corporativo no se limita al
transporte y al alojamiento. También incluye el tiempo que las personas dedican
a planificar, aprobar, comprobar y corregir. La inteligencia artificial puede
ayudar a reducir esa carga y ofrecer mayor visibilidad antes de que el gasto
ocurra”, sostuvo Juan Manuel Vargas, Director Comercial de SAP Centroamérica y
Caribe de SAP
Decidir antes de gastar
La gestión tradicional de viajes suele centrarse en
controlar el gasto una vez realizado. El colaborador compra, viaja y presenta
los comprobantes y posteriormente, el equipo financiero verifica que cada gasto
se ajuste a las políticas establecidas.
Este modelo permite auditar, pero ofrece pocas posibilidades de
intervenir cuando aún hay tiempo para elegir una alternativa más conveniente.
Si una reservación supera el presupuesto o incumple una política, el problema
puede detectarse cuando modificarla ya implica cargos adicionales.
El Travel Assistant busca trasladar parte del control a
la etapa previa al gasto. Puede generar estimaciones antes del viaje, facilitar
las aprobaciones y ofrecer orientación sobre las políticas aplicables durante
la reservación. De esta manera, la empresa puede evaluar el costo esperado
antes de asumir el compromiso y reducir la posibilidad de identificar
desviaciones cuando ya es demasiado tarde.
Este enfoque también puede ser relevante cuando varias
personas deben reunirse en la misma ciudad. En lugar de seleccionar
automáticamente la sede habitual, la inteligencia artificial puede ayudar a
analizar ubicaciones más convenientes, teniendo en cuenta el origen de los
participantes y las opciones disponibles.
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